Aby proces motywowania pracowników był jak najbardziej efektywny, należy się kierować zasadami skutecznej motywacji. Ich przestrzeganie powinno zapewnić właściwe wykorzystanie narzędzi motywacyjnych w tym procesie. Zatem motywując pracowników, należy postępować według następujących zasad:
1.Menedżer powinien rozpocząć proces motywacji od samego siebie.
Jeżeli kierownik chce skutecznie motywować swoich pracowników, powinien sam mieć motywację. Sam powinien być przekonany do słuszności wybranych celów, ponieważ pracownicy wolą współpracować z szefem, który jest pełen entuzjazmu i pozytywnie nastawiony do celów, które są realizowane. Musi on swoim zachowaniem dawać podwładnym przykład, jak mają postępować. Menedżer, który spóźnia się do pracy, nigdy nie nauczy swoich pracowników punktualności. Powinien zdawać sobie sprawę ze swoich mocnych i słabych stron i umieć je w odpowiedni sposób wykorzystać. Pomoże mu to skuteczniej modyfikować zachowania podwładnych, ponieważ na własnej osobie już wypróbował, jak należy je zmieniać.
2.Menedżer powinien wiedzieć, jakie cele chce osiągnąć, i umieć wyznaczać cele swoim pracownikom.
Kierownik często sam nie wie, czeg<j pragnie. Jest to sytuacja niekorzystna, ponieważ jego niezdecydowanie przenosi się na pracowników. Dlatego też powinien wiedzieć, do czego chce dążyć. Ważne jest, żeby umiał w sposób precyzyjny wyznaczyć cele. Powinny być one ustawione na wysokim poziomie, ale takim, który jest do osiągnięcia dla niego i jego podwładnych. Jeżeli cele ustawione są zbyt wysoko i nie mogą być zrealizowane, może to spowodować wystąpienie frustracji zarówno u szefa, jak i u jego pracowników. Menedżer powinien w taki sposób stawiać cele swoim podwładnym, aby byli skłonni je zaakceptować i zaangażowali się w ich realizację. Cele powinny stawiać wyzwania pracownikom.
Menedżer powinien umieć zarządzać przez cele. W zarządzaniu przez cele główny nacisk jest położony na wyznaczanie celów, osiąganie ich i wynagradzanie za osiągnięte cele. Cele dotyczą zarówno strategii organizacji, jak i rozwoju własnego menedżerów oraz pracowników. Są częściowo wyznaczane przez osoby, które będą je realizować, a częściowo przez ich zwierzchników.